最新鲜的资讯,最有趣的事物

当前位置:首页 > 私话题 > 文章详情

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

2016-07-03 00:32:48 18 位女神已鉴定 我要分享:

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

有事情要跟工作伙伴沟通,直接打电话自然是最清楚的,用类似Skype的通讯软体也很方便,不过最正式的还是邮件往来,除了可以夹带档案以外,也能再次确认,毕竟文字纪录还是比口头清楚得多。不过,你是不是也常常粗心大意犯错呢?妞编辑列举了5个常见的邮件往来小错误,只要寄出以前double check其实就能避免掉喔!

 

 

忘记附上夹带档案

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

最常见的应该就是告诉对方「详情请见附件」,结果自己根本忘记夹带档案进去,害对方还要回信跟你要……即使你的个性很谨慎,还是难免有凸槌的时候啊,以Gmail为例,其实可以内建设定提醒要「附件」喔,只要提到这2个字又没夹带档案,系统就会自动跳出框框提醒你,实在太棒啦!

 

 

使用模组信没换掉关键字

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

常常需要跟不同窗口接洽谈报价、解说操作方式、或提供结案报告,大家可能都会直接预备一封模组信,只要把名称、金额或数据等等的关键字替换掉就能寄给不同对象。方便是方便,但要记得每一个该换的地方都要换掉啊,不然把A厂商写成B厂商真的糗到不行吶…...

 

 

传错人或错档案

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

传错信真的悲剧到不行,泼出去的水就像说出去的话再也回不来了,但送出去的email是有可能回收的喔!再度以Gmail为例,到「设定」里的「研究室」开启「取消传送」功能,寄信的右方就会多出一栏「复原」,点选就能把刚刚寄出的信收回来,反悔时间最高有30秒呢!

 

 

群组信没有用密件副本

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

要传送群组信给不同窗口,千万记得用密件副本,不然所有收件人都看得到彼此的信箱,甚至连对方回信的内容也都一清二楚啊……收件者那一栏不用写,直接把所有email写在密件副本就好啰!

 

 

直接把信转寄出去

过多小错会让你黑掉!稍微注意就能避免的5个邮件往来错误

不是所有信都可以直接转寄出去的。举例来说,你把新闻稿转给负责这个领域的同事就很OK,但如果你是业务,直接把跟客户来来往往的信直接转寄给创意就不太好,一来,把客户意见统整好会让创意做事更有效率,二来信件这么一大串,要找夹带档案要拉〜很〜久,最后,万一内容涉及报价资讯或像「那个颜色很丑欸」等等比较情绪化的字眼,会让负责设计的同事看到很受伤啊!有些内容不适合让其他窗口看到,真的要多加注意啦!

 

 

 

 

大出包不用说一定被骂惨,但频繁地犯小错也会让你慢慢黑掉啊!大家寄信前还是要注意喔,多花个几秒让降低错误率,何乐而不为呢?

广告